La gestion administrative des ressources humaines a longtemps été synonyme de paperasse, d’erreurs d’archivage et de pertes de documents importants. À l’ère du numérique, les outils comme MyPeopleDoc viennent changer la donne. Intégré à UKG HR Service Delivery, ce dernier service est en réalité un coffre-fort numérique intelligent développé pour simplifier la gestion des documents RH. Vous êtes employeurs ou salariés à la recherche d’une banque similaire ? Décryptage dans cet article.
C’est quoi MyPeopleDoc ?
MyPeopleDoc est une simple solution de stockage, un véritable coffre-fort RH intelligent, pensé pour automatiser, archiver, distribuer et sécuriser chaque document RH au format numérique. Ce service s’adresse aussi bien aux TPE et qu’aux PME. Grâce à son modèle évolutif, ses options personnalisables et son tarif de base accessible (à partir de 3€/mois), il fait n’est nul doute qu’il est fait pour tous.
Une solution 100 % conforme, 100 % sécurisée
Le traitement des données personnelles impose un respect strict du RGPD. MyPeopleDoc le garantit grâce à :
- Un cryptage avancé des fichiers ;
- Un stockage sécurisé via CDC Arkhinéo, partenaire reconnu dans l’archivage numérique à valeur probante ;
- Une traçabilité totale : toute action sur un document (lecture, téléchargement, envoi) est horodatée et enregistrée.
Les documents sont conservés jusqu’à 50 ans dans des serveurs hautement sécurisés. Les bulletins de paie, contrats et attestations conservent leur valeur légale au même titre que les originaux papier.
Un accès simple et rapide, partout, tout le temps
Fini les chemises cartonnées rangées au fond d’un placard ! En effet, chaque salarié dispose de son espace personnel, accessible depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Par ailleurs, l’application mobile MyPeopleDoc permet de consulter, télécharger ou partager ses documents RH à tout moment.
Un déménagement à l’étranger ? Une urgence administrative ? Les fiches de paie restent accessibles en deux clics. Les salariés sont notifiés à chaque nouveau dépôt de document. Et même après avoir quitté l’entreprise, l’accès à leur coffre-fort personnel reste actif, sous condition.
Quelles sont les fonctionnalités clés MyPeopleDoc ?
MyPeopleDoc intègre des fonctionnalités intelligentes, orientées vers la productivité et la fluidité des échanges RH :
- Archivage automatique des documents RH, horodatés et classés ;
- Signature électronique intégrée ;
- Partage sécurisé de documents avec l’employeur ;
- Gestion documentaire complète : ajouter, consulter, renommer, trier, supprimer (avec possibilité de récupération).
Chaque utilisateur bénéficie de 10 Go d’espace de stockage personnel. L’interface permet de gérer des fichiers jusqu’à 250 Mo, en toute autonomie.
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Un outil au service de la performance RH
Les services RH passent trop de temps sur des tâches répétitives. Grâce à l’envoi et le classement des bulletins de paie, contrats et autres documents officiels, MyPeopleDoc permet aux équipes de se concentrer sur leur vraie valeur ajoutée : le développement humain, la formation, l’accompagnement. C’est aussi une solution pour fluidifier les échanges internes et améliorer l’expérience de collaboration.
Chaque salarié devient acteur de sa gestion administrative. Cela renforce la transparence, la confiance et l’engagement. Les retours utilisateurs, RH, salariés, etc., soulignent la réactivité de la plateforme et le sentiment de sécurité qu’elle procure au quotidien.
Une démarche éco-responsable : vers le zéro papier
Adopter MyPeopleDoc, c’est aussi faire un pas vers une politique RSE plus responsable. La suppression des impressions, l’élimination des classeurs et des archives physiques contribuent à réduire l’empreinte carbone de l’entreprise. Autrefois stockés dans des armoires poussiéreuses, les documents sont aujourd’hui centralisés dans un espace digital durable.
En parallèle, les documents papier existants peuvent être numérisés et importés dans le coffre-fort, selon les normes légales. Cela permet de libérer de l’espace, d’optimiser les locaux et de donner un signal fort aux clients et collaborateurs sur la modernité et l’éthique de l’entreprise.
Qu’est-ce qui fait la particularité de MyPeopleDoc ?
- Son niveau de sécurité certifié ;
- Sa longévité (lancé en 2007, racheté en 2018 par Ultimate Software) ;
- Sa spécialisation RH historique ;
- Sa compatibilité avec la majorité des SIRH du marché ;
- Sa capacité à évoluer dans l’écosystème UKG, acteur mondial de la digitalisation RH.
Un processus de souscription fluide pour les entreprises et les salariés
L’abonnement à MyPeopleDoc est généralement initié par l’entreprise employeur. Une fois la solution déployée, chaque collaborateur reçoit un lien pour activer son compte personnel. L’identifiant est souvent l’adresse email professionnelle, et la connexion est protégée par un mot de passe + éventuellement une vérification en deux étapes. Du côté de l’entreprise, les étapes de l’abonnement restent aussi simples. Entre autres éléments qui sont pris en compte pendant le processus, il y a :
- Le choix d’un forfait sur le site officiel ;
- Le remplissage du formulaire de contact ;
- La démo ou l’appel avec un conseiller ;
- Le déploiement en fonction du SIRH existant.
Le tarif de base proposé aux entreprises reste compétitif. Par ailleurs, des options dégressives sont proposées en fonction du volume de collaborateurs ou de modules utilisés.
Quelles sont les alternatives de MyPeopleDoc ?
Voici quelques alternatives à MyPeopleDoc (ou des solutions proches), avec les points forts de chacune.
Silae
Silae est un acteur historique du marché français de la paie et des RH. Il offre une solution complète de gestion des bulletins de paie, des congés, absences et déclarations sociales, avec automatisation, conformité légale et mise à jour permanente des conventions collectives.
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PayFit
PayFit se destine surtout aux TPE et PME et permet d’automatiser l’ensemble du processus de paie, de la génération des bulletins au calcul des cotisations, tout en gérant les congés, absences, notes de frais et déclarations sociales. Interface simple et flexible, c’est une solution facile à prendre en main.
Nibelis
Nibelis propose un SIRH cloud complet comprenant plusieurs éléments : paie, gestion administrative, gestion des temps, dématérialisation des documents et pilotages RH. L’outil est hébergé en France et donc conforme aux réglementations en vigueur. Il est idéal pour les PME/ETI qui veulent un tout‑en‑un.
Eurécia
Eurécia est une solution SIRH globale qui centralise les congés, absences, temps de travail, notes de frais, plannings, et peut intégrer un module paie. Elle vise à simplifier la gestion RH quotidien et offrir une plateforme intuitive, accessible aux petites comme aux moyennes structures.
Coffreo
Coffreo fournit un coffre‑fort électronique pour l’archivage sécurisé et légal des bulletins de paie et contrats, avec conservation à valeur probatoire afin de dématérialiser les documents RH essentiels.
Rippling
Rippling s’adresse à des entreprises ayant une dimension internationale — la plateforme cloud regroupe la paie, la gestion RH et même les aspects liés à l’IT, capable de gérer des employés dans de nombreux pays, ce qui la rend adaptée aux structures multi‑juridictionnelles
